Huoltovarmuuskeskus toimii Työ ja Elinkeinoministeriön alaisuudessa. Huoltovarmuuskeskuksen tehtävänä on huoltovarmuuteen liittyvien suunnitelmien ja operatiivisten toimien kehittäminen sekä ylläpito. Huoltovarmuusorganisaatio on verkosto, joka ylläpitää ja kehittää Suomen huoltovarmuutta julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyöllä. Huoltovarmuusorganisaation päätehtävänä on varmistaa oikeat olosuhteet huoltovarmuuden kannalta oleellisten organisaatioiden toiminnoille. Sadat yritykset, valtion viranomaiset ja yhdistykset yhteiskunnan eri sektoreilta ovat mukana Huoltovarmuusorganisaation jaetun tavoitteen saavuttamisessa.
On vaikea käsittää kaikkia jokapäiväisiä toimintoja ja tekijöitä, joita yhteiskunta tarvitsee toimiakseen sujuvasti. Yhä verkottuneemmassa maailmassa tarvitaan jaettujen verkostojen ymmärrystä, jotta voidaan valmistautua mahdollisiin häiriöihin. Esimerkiksi kyberturvallisuuteen liittyvät häiriöt voivat vaikuttaa moniin organisaatioihin ja levitä nopeasti globaaleiksi.
Arvo- ja toimitusketjut linkittävät maita suuriksi globaaleiksi toimitusketjuiksi. Onkin tärkeää tarkkailla koko globaalia toimintaympäristöä häiriöiden varalta ja varautua mahdollisiin häiriöihin kotimaassa.
Huoltovarmuuskeskus on tunnistanut kansainvälisessä toimintakentässä useita tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa sen toimintaan. Ennakointimenetelmillä on pyritty tunnistamaan ja seuraamaan tärkeimpiä toimintaympäristön muutoksia ja niiden vaikutuksia huoltovarmuuteen. Huoltovarmuuskeskus toteutti skenaarioprojektin vuonna 2017, jossa tunnistettiin viisi skenaariota vuoteen 2030 asti sekä eri toimialojen vaikutukset huoltovarmuuteen kussakin skenaariossa.
Ennakointimenetelmien käyttö on tehokkainta jatkuvana prosessina, joten Huoltovarmuuskeskus halusi seurata viiden mahdollisen skenaarion kehitystä ja niihin vaikuttavia eri tekijöitä. Seurantaprosessia varten Inclus toteutti kyselyn, jolla seurattiin viittä eri skenaariota sekä eri toimialojen näkemyksiä skenaarioiden toteutumisen todennäköisyyksiin ja vaikutuksiin.
”Halusimme seurata olisiko jokin skenaarioista muita todennäköisempi. Halusimme saada eri teollisuudenalojen näkökulmia skenaarioihin kuuluvista ilmiöistä. Halusimme erityisesti tietää ovatko jotkin skenaariot todennäköisempinä juuri tiettyjen teollisuudenalojen mielestä. Miten skenaarioiden todennäköisyydet ja vaikutukset vaihtelevat eri teollisuudenalojen välillä?”, kysyy Huoltovarmuuskeskuksen kansainvälisten ja EU-asioiden asiantuntija Katri Liekkilä.
Verkoston ja arvoketjun eri komponenttien yhteen saattaminen on oleellista. ”On joitain yhteisiä tekijöitä, jotka kollektiivin pitää ottaa huomioon kuten logistiikka. Logistiikka voi kuitenkin vaikuttaa eri sektoreihin ja teollisuudenaloihin eri tavoilla. …tämän huomioiminen ei ole helppo tehtävä, mutta se on mitä Inclus tekee täydellisesti. Pystyimme identifioimaan mikä vastaus tuli miltäkin teollisuudenalalta ja vertailemaan vastauksia yhdessä kokonaiskuvassa.”
Prosessi
Viisi eri skenaariota rakennettiin Inclusin alustalle ja niistä tehtiin kyselyt. Vastaajat eri toimialoilta pystyivät arvioimaan eri skenaarioiden muutoskertoimien todennäköisyyksiä ja vaikutuksia.
”Meillä on todella monipuolisesti eri sidosryhmiä. Toimialamme kattavat oikeastaan kaikki yhteiskunnan eri osa-alueet. On oleellista, että ymmärrämme mitä yhteneviä ja eriäviä tekijöitä eri toimialoilla on. Kyselyiden vastauksien keräämisen jälkeen Inclusin tiimi tarjosi erinomaista tukea datan seulomisen kanssa. Pystyimme keräämään kaikkein tärkeimmän datan yhteen ja käymään sen läpi sidosryhmien kanssa. Pystyimme näyttämään heille, että missä eri sidosryhmät eroavat, mitä he arvostavat jne. Oli helppoa löytää yhteisiä tekijöitä mutta myös tekijöitä mitkä erottavat eri aloja.”, jatkaa Katri Liekkilä.
Suuren datamäärän kanssa on monta näkökulmaa, jotka pitää ottaa huomioon. ”On erittäin hyvä, että voit arvioida sekä todennäköisyyksiä että vaikutuksia ja nähdä kaiken edessäsi yhdessä kuvassa.”
Huoltovarmuuskeskuksen tehtävän laajuus vaatii selkeitä prosesseja ja työkaluja eri skenaarioiden hahmottamiseen ja pitkän aikavälin seurantaan ilman että tehtävästä tulee ylivoimainen.
”Koska meillä on nämä yhteistyöverkostot eri toimialojen ja sidosryhmien kanssa, niin on vaikeaa pysyä mukana eri näkökulmista.”, huomauttaa Liekkilä. ”Kun ajattelen että: yli 20 toimialaa usealta eri sektorilta… pystyvät laittamaan omat näkökulmansa samaan kuvaan ja kaikki näkevät kokonaiskuvan… se on loistavaa! Mielestäni se on keskeinen etu, jonka saimme Inclusilla.”
”Kun näin Inclusin potentiaalin datan visualisointiin, halusin ymmärtää sen kaikki mahdollisuudet ja käyttää niitä. Mielestäni Inclus onnistui hienosti… se on todiste ohjelmiston helppokäyttöisyydestä. Aina kun meillä oli kysymyksiä, niin Inclusin tarjoama asiakaspalvelu oli melkein liian hyvää.”
Tulokset
Tuloksista ja datasta tehtyjen yhteenvetojen jälkeen Huoltovarmuuskeskus teki esityksiä ja raportteja, joissa esiteltiin vastauksia megatrendeihin ja toimialakohtaisiin trendeihin. Huoltovarmuuskeskus tapasi eri toimialojen edustajia ja keskusteli tuloksista yhdessä. Inclusin data-visualisaatiot olivat keskeisiä näissä keskusteluissa.
”Voit käyttää sanoja, numeroita ja taulukoita, mutta me kaikki varmaan ymmärrämme tänä päivänä, mikä on kuvien, kuvioiden ja visualisaatioiden voima. Mielestäni dynaamiset data-visualisaatiot ovat avainasemassa. Ihmisillä kestää hetki lukea taulukoita, ymmärtää numeroita ja tulkita trendejä. Inclus tekee tulkinnat puolestasi hetkessä. Voit aloittaa visualisoidun datan seulonnan heti. On paljon helpompaa aloittaa keskustelu, kun näette kaikki saman kuvan samaan aikaan.”
Huoltovarmuuskeskuksen keräämän datan tarkoitus oli lisätä valmiuden kehittämistä sektoreilla, jotka liittyvät huoltovarmuuteen. Kerätty data selvitti myös muutoksia kansainvälisessä toimintaympäristössä ja niiden vaikutuksia Suomen talouteen ja kuhunkin sektoriin. Tämän tyyppinen laaja tietoisuus auttaa kehittämään valmiutta ja liiketoiminnan jatkuvuudenhallintaa vastaamaan moderniin ja dynaamiseen riskimaisemaan.”
”Yksi tämän kokeilun tulos on ymmärrys siitä, miten skenaarioissa kuvattuja olosuhteita voidaan harjoitella yhteydessä. Tämä voi johtaa uuden uhan tai ratkaisun löytämiseen. Esimerkiksi toimenpiteiden harjoittelua uhkien toteutumisen varalta.”, huomauttaa Liekkilä.
”Olemme olleet tyytyväisiä skenaarioiden jatkoseurannan osallistumismääriin.”, sanoo Liekkilä. Inclusin lähestymistapa nosti osallistumistyytyväisyyttä, johon kuului osallistumisen joustavuus ja automaattiset muistutukset. ”Hyvä ominaisuus on että kyselyä ei tarvitse tehdä valmiiksi yhdellä istumalla. Inclus tallentaa vastauksesi ja antaa palata täydentämään niitä – sinun ei tarvitse aloittaa alusta. Aloittamisen jälkeiset keskeytykset ovat yleinen ongelma nykyään.”
Nämä positiiviset kokemukset ja helppokäyttöisyys olivat syy miksi Huoltovarmuuskeskus halusi käyttää Inclusia heidän Covidin-jälkeen skenaarioprojektiin joka toteutettiin syksyllä 2020. ”Olimme tyytyväisiä, kun meillä oli käytössä jo entuudestaan tuttu työkalu, jota pystyimme käyttämään projektissa tiukalla aikataululla.”
”On tietysti tärkeää saada palautetta siitä mikä motivoi eri toimialoja osallistumaan huoltovarmuuden kehittämiseen. Liike-elämässä käytetäänkin termiä liiketoiminnan jatkuvuuden hallinta: liiketoimintojen jatkuvuuden takaaminen olosuhteista huolimatta.”
Lopuksi palaamme vielä visualisointien tärkeyteen datan ymmärrettävyyden kannalta. ”Kyky visualisoida kaikki eri näkemykset yhdessä kuvassa. En pysty kuvittelemaan toista työkalua, joka pystyy siihen. Tämä on pääsyy, miksi pidämme tästä ohjelmasta niin paljon.”
Voit lukea lisää huoltovarmuuskeskuksen skenaarioprojektin tuloksista alla olevasta linkistä:
